PEMANTAPAN PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN EMAIL DI AGENSI KERAJAAN

Posted by admin@moh.gov.my

Thu, 15 Jul 2010

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera

YBhg./YB Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan,

Seperti YBhg./YB Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan sedia maklum,Kerajaan telah mengeluarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 1 Tahun 2003 bertajuk "Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi Kerajaan", Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 1 Jun 2007 bertajuk “Langkah-Langkah Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” dan Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 23 November 2007 bertajuk “Langkah-Langkah PemantapanPelaksanaan Sistem Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” dengan tujuan memberi panduan berhubung penggunaan e-mel serta langkahlangkah untuk memperkemaskan pengendalian e-mel rasmi di agensiagensi Kerajaan.

2. Dalam usaha untuk terus memantapkan dan memperkasa pengurusan dan penggunaan e-mel di kalangan penjawat awam, MAMPU telah merangka 40 langkah-langkah yang melibatkan pengguna dan pentadbir e-mel di agensi-agensi Kerajaan seperti berikut:

Berikut merupakan langkah-langkah yang perlu dipatuhi oleh semua pengguna email KKM

(A) PENGGUNA E-MEL

(1) Memastikan penghantaran e-mel rasmi menggunakan akaun e-mel rasmi dan alamat e-mel penerima yang betul;

(2) Segala urusan rasmi adalah dilarang menggunakan alamat e-mel persendirian seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan sebagainya;

(3) Mengutamakan penggunaan e-mel sebagai media komunikasi untuk urusan dalaman agensi atau dengan pelanggan luar;

(4) Memastikan sebarang mesej yang dihantar melalui emel tidak lagi disusuli menerusi media lain seperti faks dan surat;

(5) Membalas e-mel rasmi yang diterima dengan kadar segera selewat-lewatnya 1 hari dari tarikh e-mel berkenaan diterima;

(6) Elakkan penghantaran e-mel berserta fail kepilan yang bersaiz melebihi 10 megabait;

(7) Mengurus dan menyelenggarakan mailbox akaun e-mel masing-masing. Kemudahan archive boleh digunakan untuk menyimpan e-mel lama yang mempunyai nilai rasmi;

(8) Tidak menggunakan e-mel rasmi bagi tujuan peribadi;

(9) Memastikan alamat e-mel terkini dipamerkan dalam direktori pegawai di laman web agensi;

(10) Menghapuskan sebarang e-mel berunsurkan e-mel spam yang berkemungkinan mempunyai virus;

(11) Memastikan setiap e-mel mempunyai tajuk yang sesuai dengan kandungan e-mel;

(12) Menulis jawapan di bahagian atas mesej e-mel penghantar;

(13) Menggunakan bahasa dan ayat yang jelas, tepat dan mudah difahami oleh penerima;

(14) Menggunakan bahasa formal di dalam e-mel rasmi;

(15) Menggunakan kemudahan ‘Reply’ untuk menjawab emel tanpa sebarang perubahan kandungan asal e-mel;

(16) Memastikan kemudahan ‘Reply To All’ digunakan jika jawapan perlu disalinkan kepada semua penerima emel;

(17) Tidak menggunakan kemudahan 'Auto-Reply' kecuali untuk memaklumkan pegawai lain yang boleh dihubungi sekiranya pegawai berkenaan berada di luar pejabat yang tiada kemudahan internet;

(18) Menggunakan kemudahan ‘Forward’ untuk memanjangkan e-mel kepada penerima lain tanpa sebarang perubahan;

(19) Memastikan kemudahan ‘salinan kepada’ (cc) jikasesuatu e-mel perlu dimaklumkan kepada penerimayang berkaitan sahaja;

(20) Kemudahan ‘blind cc’ (bcc) digunakan bagi tujuan khusus dan terkawal (bukan sewenang-wenangnya);


Boleh baca lanjut di sini

Sekian. Terima kasih